Personvernerklæring

Smiløkka Arena AS er produksjonsbedrift og tiltaksarrangør for NAV. Vår visjon «Bedre muligheter for alle» avspeiles i vårt arbeid og i møte mellom medarbeidere, deltakere og samarbeidspartnere.

Smiløkka Arena setter individet i fokus og har et helhetsperspektiv på deg i den enkeltes utviklingsprosess. Vi tilbyr individuell veiledning med opplæring og arbeidstrening slik at man skal kunne realisere egne mål i forhold til arbeid og aktivitet. Som deltaker vil man erfare at dyktige fagfolk bistår og hjelper deg til å utvikle din egen plan, finne dine ubrukte ressurser og nå dine mål. Med dette som grunnlag lager vi produkter og tilbyr tjenester vi er svært stolte av og som er til glede i et større perspektiv enn bare for sluttbruker.

Behandlingsansvarlig/databehandler

På oppdrag fra NAV bistår Smiløkka Arena AS:

• arbeidssøkere til jobb
• VTA-medarbeidere.

For Vestfold fylkeskommune jobber vi på oppdrag med spesialundervisning i bedrift for lærekandidater i videregående opplæring.

NAV er behandlingsansvarlig for personopplysninger i de oppdrag vi utfører på deres bestilling og Smiløkka innehar da rollen som databehandler.

Smiløkka Arena AS er behandlingsansvarlig overfor deg som er kunde når du kjøper tjenester eller produkter, samt for lærekandidater som er hos oss.

Begrepsforklaring

Behandlingsansvarlig:den som bestemmer formålet med behandlingen av personopplysninger og hvilke hjelpemidler som skal brukes. Dette er vanligvis en virksomhet.

Databehandler:den som behandler personopplysninger på vegne av den behandlingsansvarlige.

Arbeidssøker:i samarbeid med NAV jobber vi med mennesker som har behov for å finne ny jobb eller som skal avklare og utløse sin arbeidsevne.

VTA:vi er arbeidsgiver for arbeidstakere med behov for et varig tilrettelagt arbeid i samarbeid med NAV.

Lærekandidater:i samarbeid med Vestfold Fylkeskommune tilbyr vi spesialundervisning i bedrift for lærekandidater i videregående opplæring.

Personvern og personopplysninger

Personvern er retten til et privatliv og retten til å bestemme over egne personopplysninger. Personopplysninger er data og vurderinger som kan knyttes til en enkeltperson, eksempelvis navn, bosted, telefonnummer, e-postadresse, ip-adresse, eller en kombinasjon av disse som muliggjør å anslå hvilken person som befinner seg bak dataene.

Behandling av personopplysninger

All bruk av personopplysninger regnes som behandling av personopplysninger, som for eksempel innsamling, registrering, sammenstilling, lagring og utlevering, eller en kombinasjon av disse.

Smiløkka er behandlingsansvarlig for personopplysninger vi samler inn og bearbeider fra ansatte og våre oppdragsgivere. At vi er behandlingsansvarlige innebærer at vi er ansvarlige og har plikter etter personopplysningsloven.

Vi behandler personopplysninger som arbeidsgiver, som tiltaksarrangør, som leverandør av tjenester og produkter, og i forbindelse med besøk på vår hjemmeside, www.smilokka.no

Smiløkka Arena AS behandler personopplysninger i forbindelse med vår personaladministrasjon, herunder personalia, lønnsopplysninger, referat fra medarbeidersamtaler, opplysninger om foresatte, sykehistorie m.m. Personopplysninger tilknyttet personaladministrasjon blir oppbevart under ansettelsesforholdet, og slettes etter avslutning av arbeidsforholdet og de forpliktelser bedriften har i forbindelse med dette, eller om vedkommende ber om at opplysningene skal slettes.

Øvrige opplysninger som behandles av oss er kontaktinformasjon om kunder og leverandører, herunder navn på kontaktpersoner, e-postadresse, telefonnummer og stillingstittel. Vi vil ikke lagre personopplysninger lenger enn det som er nødvendig for å oppfylle formålet med behandlingen og lovpålagte plikter vi har, for eksempel i henhold til regnskapslovgivningen.

Informasjonskapsler

Vi samler inn opplysninger om besøkende på www.smilokka.no ved bruk av informasjonskapsler og gjennom bruk av analyseverktøyet Google Analytics. En informasjonskapsel (cookie) er en liten tekstfil som nettstedet du besøker lagrer på din enhet. De inneholder blant annet informasjon om hvilke sider som blir besøkt på nettstedet. Les mer om vår bruk av informasjonskapsler (Cookies) her

Sosiale medier

Smiløkka er på Facebook og Instagram. Ved besøk på våre profiler kan du få tilgang til artikler, kurs, råd og tips. Vi gjør oppmerksom på at ved bruk av Facebook og Instagram følger egne personvernerklæringen/policy til det sosiale mediet du besøker.

Innsynsrett

Alle våre ansatte, arbeidssøkere, VTA-ansatte, og andre kunder, har rett på innsyn i personopplysninger som er registrert på vedkommende i våre datasystemer. I de tilfellene der Smiløkka Arena AS innehar rollen som databehandler, er det behandlingsansvarlig (f.eks. NAV) som skal håndtere forespørsel om innsyn.

Oppbevaring og sletting av opplysningene

Opplysninger knyttet til arbeidssøkere, VTA-arbeidstakere og øvrige kunder, arkiveres i vårt datasystem. Programmet oppfyller kravene i databehandleravtalen med NA. I tillegg kan opplysninger arkiveres i egne, fysiske mapper. Disse oppbevares i låsbare arkivskap. Både opplysninger arkivert digitalt og i fysiske mapper, slettes etter rutiner fastlagt i våre databehandleravtaler.

Tilgang

Våre ansatte har tilgang til informasjon i henhold til et tjenstlig behov. Tilgangsnivå følger stilling og organisasjonsstruktur.

 Oppdatering av opplysninger

Det er viktig at opplysningene vi har om våre ansatte, våre kunder og leverandører er riktige og oppdaterte. Hvis du oppdager feil, oppfordrer vi til å ta kontakt med oss slik at opplysningene kan bli rettet. Du kan også kontakte oss dersom du ønsker at opplysninger skal slettes. Smiløkka benytter Visma som økonomisystem med lønn, faktura og regnskap. Applikasjonen og alle andre applikasjoner som benyttes ligger på sikker serverløsning levert av  leverandøren NetSolution.

Informasjonsutvikling til tredjepart

For arbeidssøkere deles personalia som du har gitt samtykke til, med arbeidsgiver. Personalia i forbindelse med ansvarsgrupper deles kun etter tydelig avtale med den berørte part.

Kontaktinformasjon

Dersom du har spørsmål knyttet til personopplysninger, ønsker innsyn, ønsker å reservere deg eller be om retting eller sletting, kan du kontakte oss på telefon 33 36 27 60 eller post@smilokka.no